上船之后，温斯洛将李三杰一行人领到休息室里，让其他人休息，李三杰和周丰山两人去面见罗斯福。这次来五月花号的只有谈判组的成员，商务组的都没有来，而且顾凯随商务组活动，因此只有李三杰、周丰山两人前往会客大厅。而罗斯福热情的接待了两人，并且预祝这次谈判能够取待成功，李三杰也代表华东政府，向罗斯福表示了谢意。
这样和谈判的各方都进行了单独的会谈之后，罗斯福才将三方的代表人员都招集在起，算是三方的人员第一次正式相见。
而在坐次上，又有起了一番争执，美国为这次会面，将会客室进行了改造，呈一个四方形，东道主美国，和会谈的三方各据一方，而华东政府再次表现出宽大的气度，让日本和俄国先选择位置，而华东政府不争，日本、俄国也觉得争得没劲，因此互相谦让了一番之后，俄国代表坐在罗斯福的左边，日本在右边，而华东政府的位置则在罗斯福的对面。
首先是在罗斯福的介绍下，三方的谈判代表互相见面，递交各自政府的委托书，然后互相握手问候，气氛到也十分融洽。随后三方的谈判代表按己定的秩序发言，当然在这个场合，谁都不会说煞风景的话，自然都是说一些本国一向爱好和平，为和平而谈判之类。罗斯福对三方会见的气氛也十分满意，也做了总结性的发言，表达祝愿谈判成功，远东恢复和平。
这时上午的会见结束，午餐就在帆船上举行，由罗斯福领头，走出了会客室，而维特立刻起身抢步，毫不犹豫地跟上了罗斯福，李三杰和小村寿太郎都晚了一步，小村寿太郎也想抢先，但抢出一步之后又觉得不妥，停了下来回身看了李三杰一眼。见李三杰不仅没有争抢，反而还做了一个“先请”的手势，小村寿太郎这才跟上了维特，而跟在李三杰后面的是俄国驻美国大使罗森，再后面是金子坚太郎、周丰山，其他代表也是自觉以这种互相间隔的方式排成一列行进。
午餐是采用自助的形式，各人各自端盘取食，自由就座，罗斯福、李三杰、维特、小村寿太郎占据了一个4人圆桌的位置，李三杰、小村寿太郎说英语，维特说法语，互相交谈。当然这种场合的交谈不会涉及敏感话题，无非是今天天气不错，美国的形式一遍大好之类没有营养的话。
午餐之后，三方又前往前甲板合影，而为了解决位置的问题，采取多次拍照的方式，使各方的位置都不一样，这样每一方的代表都能有靠近中间在罗斯福身边位置的照片，自然谁都没有话说。也可以说美国为了保持自己的中立公正形像，并保持和三方的关系，也确实是煞废了一番苦心。
然后各方人员在船长的带领下，在帆船上游览参观，并且观了五月花号的历史，其实这段历史各方的人员都知道，就算是以前不知道，在来美国之前也恶补了一番，但也都将这段历史赞美了一番。
下午3点的时候，会谈重新开始，这才算是进入这次预备会议的实质性内容，三方人员在罗斯褔的主持下，确定这次谈判中的各个事项安排。
三方会谈确实是一件复杂的事情，而美国为了安排好这次会谈的事项，也实在是很花费了一番心血，首先是确定谈判的顺序，因为是3方会谈，每天只能有两方举行会谈，因此必有一方轮空休息。三方的会谈秩序以抽签决定，最终确定第一天由华东政府与俄国谈判，日本轮空；第二天华东政府与日本谈判，俄国轮空；第三天俄国与日本谈判，华东政府轮空；以三天为一轮，在一轮谈判结束之后，任何一方都可以提出暂停或中止谈判。
谈判时间，规定为上午9点半至12点；下午3点至5点半，如双方同意，可以缩短或延长每天的谈判时间。
谈判人员，每次谈判的双方各有5名谈判人员，并指定一名全权代表，另有一名翻译、一名记录员参加，人员名单应在前一天晚上8点之前确定，并提交给主持方和对方，谈判中途也可进行人员替换。如果需要临时增加人员，威指派专员参附，则需由对方同意。
谈判语言，会谈双方的正式交谈将使用英语为主要语，会议产生的文件正文，各方以本国文字为准，另以英文、法文为共同正本，并会谈的双方签字确认。
谈判记录，每次谈判都将形成谈判记录，记录谈判内容，并在当天谈判结束时，由会谈双方的全权代表签字确认，并向未参加谈判的一方提供英文、法文记录各一份。
谈判发表，每日的谈判经过将对外公布，公报内容由会谈的双方共同决定。
美国的责任，每次谈判由两名美国官员主持当天的谈判事项，宣布当天谈判开始、结束，但在谈判过程中不得发言，但可以在会谈双方发生激烈争吵，矛盾激化时，可以在中途终止谈判，如果会谈各方对主持官员不满，可以提出更换；除此之后，美国还负责每天的通知，迎接谈判人员，以及准备谈判的工作，并将每天的谈判记录送交未参加谈判的一方。
三方对美国制定的这些事项的安排都觉得十分满意，因为对各方都是公平的，因此三方对此也没有多少意见，很快就都同意了。